Administración de listas de Hubs
Los Hubs Salientes necesitan de listas con contactos para poder procesar las interacciones, estas se deben subir a través del dashboard del Hub. ¡Te mostramos cómo hacerlo!
¿Qué encontrarás en esta guía?
A continuación te mostramos qué aprenderás a hacer en esta guía.
¿Cómo subir una lista?
A continuación, te enseñamos a subir una lista a un Hub Saliente.
- En el menú de Estadísticas, debes acceder a Hubs Salientes. Aquí deberás seleccionar del listado el Hub al que deseas cargarle una lista para que la procese.
- Una vez que ingreses al dashboard del Hub, deberás hacer clic en el botón Subir.
Una vez que hagas clic en el botón, se desplegará un pop-up con el sistema de subida de listas. A continuación te mostramos como armar la lista.
¿Qué campos debo incluir en la lista?
Aquí podrás visualizar cuáles son los campos obligatorios y opcionales que puedes incluir en la lista que vas a subir.
- Barrido horizontal: si habilitas esta opción, el sistema prioriza volver a contactar lo antes posible a los registros que ya tuvieron intentos previos. Así, si un contacto no atiende y vuelve a la lista, será llamado nuevamente en un corto intervalo de tiempo, buscando completar cada contacto antes de continuar con nuevos registros.
Dependiendo del canal del Hub, serán los campos que podrás incluir en la lista.
Listas para Hubs de Telefonía
Para estas listas, el único campo obligatorio es el número al cual se va a llamar.
- Números (*): es necesario que incluyas al menos un número al cual llamar.
- Parámetros: puedes incluir parámetros personalizados para usar en formularios.
- Contenido: para este Hub no es necesario.
- Plantilla: para este Hub no es necesario.
- Zona horaria: si deseas incluir una zona horaria personalizada para el contacto, debes agregarla con el formato Continente/Ciudad o País/Ciudad, por ejemplo:
Uruguay/Montevideo. En caso de no incluir una zona horaria, se utilizará la zona horaria de la campaña. - Prioridad: puedes incluir la prioridad del contacto. ¿No sabes qué es la prioridad del contacto? Visita esta guía
- ID de contacto: puedes incluir un ID de contacto para usar en formularios.
- Teléfono del agente: si estás utilizando un Hub de tipo Preview, puedes incluir el número de teléfono del agente al que querés asignar la interacción.
Listas para Hubs de Correo
Para estas listas, el único campo obligatorio es la dirección de correo del cliente.
- Correo (*): debes indicar la dirección de correo a la cual deseas enviar el correo.
- Asunto: debes indicar el asunto del correo a enviar, si en la configuración del Hub configuraste un Asunto y deseas utilizar ese, puedes evitar incluir el asunto en la lista y se enviará el Asunto configurado.
- Parámetros: en caso de que lo desees, puedes incluir parámetros personalizados para usar tanto en el asunto como en el cuerpo del correo. Esto es especialmente útil si estás utilizando una plantilla con parámetros.
- Contenido: debes indicar el contenido del correo a enviar. Si en la configuración del Hub configuraste una plantilla y deseas utilizarla, puedes evitar incluir el contenido en la lista y se enviará el contenido de la plantilla configurada.
- Plantilla: si el Hub tiene una plantilla configurada, no es necesario incluir este campo en la lista, se usará automáticamente la plantilla del Hub.
- Zona horaria: si deseas incluir una zona horaria personalizada para el contacto, debes agregar la zona horaria con el formato Continente/Ciudad o País, por ejemplo: Uruguay/Montevideo.
- Prioridad: puedes incluir la prioridad del contacto. ¿No sabes qué es la prioridad del contacto? Visita esta guía
- ID de contacto: puedes incluir un ID de contacto para usar en formularios.
- Adjuntos: en caso de querer enviar un adjunto, puedes incluir la ruta del archivo. Conoce más sobre el envío de adjuntos con esta guía
¿Cómo subir un adjunto?
En caso de que desees enviar adjuntos con los correos, puedes subirlos desde el dashboard del Hub. ¡Te mostramos cómo hacerlo!
- Para subir el adjunto, primero debes acceder al dashboard del Hub.
- Una vez aquí, debes hacer clic en el botón Subir adjuntos. Aquí deberás seleccionar el archivo a enviar desde tu computadora o también puedes arrastrarlo.
- El archivo se subirá automáticamente y quedará disponible para que se pueda enviar.
- Para poder enviarlo a los contactos de la lista, debes hacer clic en los 3 puntitos y luego en Copiar.
Luego, en la lista, debes agregar una columna con la ruta que acabas de copiar en los contactos a los que deseas enviar el adjunto.
Listas para Hubs de SMS o WhatsApp
- Números (*): es necesario incluir al menos un número al cual enviar el mensaje.
- Parámetros: puedes incluir parámetros personalizados para usar en formularios.
- Contenido: permite incluir en la lista el mensaje que se enviará a los clientes. Si el Hub tiene una plantilla configurada, el mensaje de la lista tomará prioridad sobre ella y por ende será el mensaje que se enviará.
- Zona horaria: si deseas incluir una zona horaria personalizada para el contacto, debes agregarla con el formato Continente/Ciudad o País, por ejemplo:
Uruguay/Montevideo. - Prioridad: puedes incluir la prioridad del contacto. ¿No sabes qué es la prioridad del contacto? Visita esta guía
- ID de contacto: puedes incluir un ID de contacto para usar en formularios.
Subida de la lista
Ahora que ya tienes tu lista creada, es momento de subirla para que el Hub se encargue de crear las interacciones. ¡Te mostramos cómo hacerlo!
Paso 1: Subir archivo
Primero debes subir un archivo desde tu computadora o arrastrarlo. Recuerda que la lista puede ser un archivo XLSX, ODS, CSV o TXT, y debe tener un peso no superior a 50MB.
Si lo deseas, también puedes agregar los encabezados de las columnas para guiarte al momento de hacer el match de las columnas.
Paso 2: Match
Una vez que subas la lista, debes hacer coincidir la información de la lista con las columnas. Si agregaste los encabezados en tu lista, debes marcar la opción Incluir encabezados.
Para hacer coincidir los campos, tenemos 2 columnas. A la izquierda, tenemos la primera fila del archivo, y a la derecha los diferentes campos que debemos hacer coincidir con nuestra lista.
Veamos un ejemplo
Si el primer campo es un teléfono debemos seleccionar que pertenece a la columna Números. En caso de tratarse de un campo que deseemos ignorar, simplemente podemos seleccionar la opción Saltar esta columna.
En caso de que exista algún error en alguno de los registros de la lista, te aparecerá luego de hacer clic en el botón de Continuar. El mensaje te indicará la línea en la cual está el error para que lo puedas corregir. En la mayoría de los casos se trata de un error en el formato de los números de teléfono.
Paso 3: Resumen
Por último, podrás visualizar un resumen con las columnas seleccionadas y la información de la lista que asociamos a cada una de ellas. En caso de que alguna columna te haya faltado o que te haya quedado mal, puedes volver atrás y corregirlo.
Estados de las listas
Las listas de los Hubs pueden tener 3 estados diferentes posibles.
Luego de subir la lista
Una vez que subas la lista, no comenzará a procesarse automáticamente, antes debes realizar algunos ajustes. ¿Listo? ¡Ahí vamos!
Activar la lista
Una vez que subas la lista, lo primero que debes hacer es activarla. Para hacer esto, debes hacer clic en los 3 puntitos de la lista y luego seleccionar la opción Activar.
El tiempo de activación depende de la cantidad de registros de la lista; generalmente demora algunos segundos. Una vez que la lista quede activada correctamente, quedará con el estado en color verde.
Asignarle una prioridad
Cuando la lista esté activada, podrás asignarle una prioridad para que se comience a procesar. Para hacer esto, debes hacer clic en el botón Prioridad de listas ubicado en la esquina inferior derecha.
Aquí te aparecerá el listado de listas activas, junto con su prioridad. Recuerda que la suma de todas las prioridades de las listas debe sumar 100%.
Normalizar
En caso de que te hayas pasado del 100%, puedes hacer clic en el botón Normalizar, y se asignará un porcentaje a las listas equivalente al actual, pero no sobrepasando el 100%.
Distribución equitativa
Por otro lado, si deseas que todas las listas tengan la misma prioridad, puedes hacer clic en Distribución equitativa y se le asignará la misma prioridad a cada lista, sin superar el 100%.
En la gráfica podrás observar de una forma más visual la distribución de las prioridades de las listas.
Si deseas conocer más sobre la prioridad de las listas puedes visitar la siguiente guía.
Encender el Hub
Por último, en caso de que el Hub no esté encendido, puedes encenderlo haciendo clic en el botón Iniciar, ubicado en la esquina superior derecha.
Recuerda verificar que el Hub esté en horario, esto lo puedes verificar en el color del calendario o también en la configuración del Hub. A modo de ejemplo:
¿Cómo reciclar una lista?
Para reciclar una lista, hacé clic en el botón Reciclar lista. Se abrirá un panel con los siguientes pasos:
Seleccioná el período: elegí el rango de fechas en el que la lista fue procesada. El período debe incluir la fecha en la que la lista terminó de procesarse.
Seleccioná la lista: una vez definido el período, en el selector de listas aparecerán todas las listas que se procesaron en ese rango de tiempo. Elegí la que querés reciclar.
Seleccioná las tipificaciones: en la sección Resultado, seleccioná la o las tipificaciones que deseas incluir en el reciclaje. Se generará una nueva lista con los registros que tengan alguna de las tipificaciones seleccionadas. Por ejemplo, si querés reciclar todas las llamadas en las que el cliente no contestó, seleccioná la tipificación No Answer.
Además, podés activar la opción de procesamiento horizontal, que hace que el marcador priorice los contactos que ya fueron llamados anteriormente, completando cada contacto lo antes posible antes de pasar al siguiente.
Cuando tengas todo listo, hacé clic en Reciclar. Dependiendo de la cantidad de registros, el procesamiento puede demorar algunos minutos. Una vez finalizado, se agregará una nueva lista a la tabla en estado deshabilitado y con prioridad 0, lista para que la habilites cuando lo desees.