Administración de listas de Hubs
Los Hubs Salientes necesitan de listas con contactos para poder procesar las interacciones, estas se deben subir a través del dashboard del Hub. ¡Te mostramos como hacerlo!
¿Qué encontrarás en esta guía?
A continuación te mostramos que aprenderás a hacer en esta guía.
- ¿Cómo subir listas para Hubs de Telefonía?
- ¿Cómo subir listas para Hubs de Correo?
- ¿Cómo subir adjuntos a un Hub de Correo?
- ¿Cómo subir listas para Hubs de SMS y WhatsApp?
¿Cómo subir una lista?
A continuación, te enseñamos el procedimiento para que aprendas a subir una lista a un Hub Saliente.
- En el menú de Supervisión, debes acceder a "Hubs Salientes". Aquí deberás seleccionar del listado el Hub al que deseas cargarle una lista para que la procese.
- Una vez que ingreses al dashboard del Hub, deberás presionar el botón "Subir".
Una vez que presiones el botón, se desplegará un pop-up con el sistema de subida de listas.
¿Qué campos debo incluir en la lista?
Aquí podrás visualizar cuales son los campos obligatorios y opcionales que puedes incluir en la lista que vas a subir.
Dependiendo del canal del Hub, serán los campos que podrás incluir en la lista.
Listas para Hubs de Telefonía
Para estas listas, el único campo obligatorio es el número al cual se va a llamar.
- Números (*): Es necesario que incluyas al menos un número para llamar.
- Parámetros: Puedes incluir parámetros personalizados para usar en formularios.
- Contenido: Para este Hub no es necesario.
- Plantilla: Para este Hub no es necesario.
- Zona horaria: Si deseas incluir una zona horaria personalizada para el contacto, debes agregarla con el formato Continente/Ciudad o Pais/Ciudad, por ejemplo:
Uruguay/Montevideo. En caso de no incluir una zona horaria, se utilizará la zona horaria de la campaña. - Prioridad: Puedes incluir la prioridad del contacto. ¿No sabes que es la prioridad del contacto? Visita esta guía
- ID de contacto: Puedes incluir un ID de contacto para usar en formularios.
- Teléfono del agente: Si estás utilizando un Hub de tipo Preview, puedes incluir el nombre de usuario para que la interacción sea asignada a ese usuario.
Listas para Hubs de Correo
Para estas listas, el único campo obligatorio es la dirección de correo del cliente.
- Correo (*): debes indicar la dirección de correo a la cual deseas enviar el correo.
- Asunto: debes indicar el asunto del correo a enviar, si en la configuración del Hub configuraste un Asunto y deseas utilizar ese, puedes evitar incluir el asunto en la lista y se enviará el Asunto configurado.
- Parámetros: en caso de que lo desees, puedes utilizar parámetros, tanto para el asunto como el cuerpo del correo. Si estás utilizando una plantilla con parámetros.
- Contenido: debes indicar el contenido del correo a enviar, si en la configuración del Hub configuraste una plantilla y deseas utilizar esa, puedes evitar incluir el asunto en la lista y se enviará el contenido de la plantilla configurada como mensaje.
- Plantilla: en caso de tener una plantilla asociada en la configuración del Hub, se enviará la plantilla como mensaje.
- Zona horaria: si deseas incluir una zona horaria personalizada para el contacto, debes agregar la zona horaria con el formato Continente/Ciudad o País, por ejemplo: Uruguay/Montevideo.
- Prioridad: puedes incluir la prioridad del contacto. ¿No sabes que es la prioridad del contacto? Visita esta guía
- ID de contacto: Puedes incluir un ID de contacto para usar en formularios.
- Adjuntos: en caso de querer enviar un adjunto, puedes incluir la ruta del archivo. Conocé más sobre el envío de adjuntos con esta guía
¿Cómo subir un adjunto?
En caso de que desees enviar adjuntos con los correos, puedes subirlos desde el dashboard del Hub. ¡Te mostramos cómo hacerlo!
- Para subir el adjunto, primero debes acceder al dashboard del Hub.
- Una vez aquí, debes hacer click en el botón "Subir adjuntos". Aquí deberás seleccionar el archivo a enviar desde tu computadora o también puedes arrastrarlo.
- El archivo se subirará automáticamente y quedará disponible para que se pueda enviar.
- Para poder enviarlo a los contactos de la lista, debes hacer click en los 3 puntitos y hacer click en "copiar".
Luego, en la lista, debes agregar un nuevo campo a los contactos que desees enviar el adjunto que va a ser la ruta que acabamos de copiar.
Listas para Hubs de SMS o WhatsApp
- Números (*): Es necesario incluir al menos un número para llamar.
- Parámetros: Puedes incluir parámetros personalizados para usar en formularios.
- Contenido: Para este hub no es necesario.
- Zona horaria: Si deseas incluir una zona horaria personalizada para el contacto, debes agregar la zona horaria con el formato Continente/Ciudad o País, por ejemplo: Uruguay/Montevideo.
- Prioridad: Puedes incluir la prioridad del contacto. ¿No sabes que es la prioridad del contacto? Visita esta guía
- ID de contacto: Puedes incluir un ID de contacto para usar en formularios.
Subida de la lista
Ahora que ya tenes tu lista pronta, es momento de subirla para que el Hub se encargue de crear las interacciones. ¡Te mostramos cómo hacerlo!
Paso 1: Subir archivo
Primero debes subir un archivo desde tu computadora o arrastrarlo. Recuerda que la lista puede ser un archivo XLSX, ODS, CSV o TXT, y debe tener un peso no superior a 50MB.
Si lo deseas, tambien puedes agregar los encabezados de las columnas para guiarte al momento de hacer el match de las columnas.
Paso 2: Match
Una vez que subas la lista, debes hacer coincidir la información de la lista con las columnas. Si agregaste los encabezados en tu lista, debes marcar la opción "Incluir encabezados".
Para hacer coincidir los campos, tenemos 2 columnas. A la izquierda, tenemos la primera fila del archivo, y a la derecha los diferentes campos que debemos hacer coincidir con nuestra lista.
Veamos un ejemplo
Si el primer campo es un teléfono debemos seleccionar que pertenece a la columna "Números". En caso de tratarse de un campo deseemos ignorar, simplemente podemos seleccionar la opción "Saltar esta columna".
Paso 3: Resumen
Por último, podrás visualizar un resumen con las columnas seleccionadas y la información de la lista que asociamos a cada una de ellas. En caso de que alguna columna te haya faltado o que te haya quedado mal, puedes volver atrás y corregirlo.
Estados de las listas
Las listas de los Hubs pueden tener 3 estados diferentes posibles.
Luego de subir la lista
Una vez que subas la lista, no comenzará a procesarse automáticamente, antes debes realizar algunos ajustes. ¿Listo? ¡Ahí vamos!
Activar la lista
Una vez que subas la lista, lo primero que debes hacer es activarla. Para hacer esto, debes hacer click en los 3 puntitos de la lista y luego seleccionar la opción "Activar".
Dependiendo de la cantidad de registros que tenga la lista es el tiempo que puede demorar en quedar activa, deberían ser algunos segundos. Una vez que la lista quede activada correctamente, quedará con el estado en color verde.
Asignarle una prioridad
Cuando la lista esté activada, podrás asignarle una prioridad para que se comience a procesar. Para hacer esto, debes hacer click en el botón "Cambiar prioridad" ubicado en la esquina inferior derecha.
Aquí te aparecerá el listado de listas activas, junto con su prioridad. Recuerda que la suma de todas las prioridades de las listas debe sumar 100%.
Normalizar
En caso de que te hayas pasado del 100%, puedes hacer click en el botón "Normalizar", y se asignará un porcentaje a las listas equivalente al actual, pero no sobrepasando el 100%.
Distribución equitativa
Por otro lado, si deseas que todas las listas tengan la misma prioridad, puedes hacer click en "Distribución equitativa" y se le asignará la misma prioridad a cada lista, sin superar el 100%.
En la gráfica podrás observar de una forma más visual la distribución de las prioridades de las listas.
Si deseas conocer más sobre la prioridad de las listas puedes visitar la siguiente guía.
Encender el Hub
Por último, en caso de que le Hub no esté encendido, puedes encenderlo haciendo click en el botón "Iniciar", ubicado en la esquina superior derecha.
Recuerda verificar que el Hub esté en horario, esto lo puedes verificar en el color del calendario o también en la configuración del Hub.